品質源于專業,細節造就不同

  • 設站恭迎我們會在會議酒店或者會議主會場設立簽到臺、會議水牌,專業的會議秘書著正裝恭迎各位參會代表的光臨,熱情禮貌的為參會代表進行簽到報到服務;我們的會議秘書有著多年的服務經驗,能夠解答會議代表在報到時提出的各種問題。
  • 核實名單在拿到參會代表名單后,會議秘書會在報到當天給每位代表打一個問候電話,核實代表到達的時間、航班及用房情況,對整個簽到及報到工作有個詳細的計劃,我們的會議秘書在打電話核實的時候,態度熱情誠懇,不會讓與會代表有任何的不滿。
  • 代表簽到當參會代表到達簽到處時,我們的工作人員會在第一步提示代表進行會議簽到,留下準確的單位、姓名、職務及聯系方式,并在簽到工作結束后整理成為電子文檔交給組委會,保證組委會的參會代表資料可以進一步完善。
  • 分配房間在代表簽到完畢后,我們的會議秘書會根據代表的要求,為代表安排拼房或者是包房,并將房間信息記錄下來,準確的為代表安排入住及離店事宜,在報到期間,我們的工作人員能準確的知道房間使用狀況,給酒店及組委會一個準確的數據信息。
  • 分發資料每個會議代表在簽到入住完畢后,會議秘書會根據名單上的人數或者交款人數向參會代表發放會議資料,參會代表憑交款收據領取,不會丟失資料,確保組委會的資料數量是在預計的數字內使用,不會出現缺少的情況。
  • 會議提示每一位到達的參會代表,我們的會議秘書都會向他強調第二天會議開始的時間及會場所在位置,會把會議需要注意的事情提前通知給與會代表,確保每一位參會代表對會議期間的進行流程有足夠的了解。
  • 統計資料在簽到報到過程中,我們會把參會代表的簽到信息、交款信息、房間信息、發票信息等資料內容進行詳細統計,在報到結束后的數個小時內形成完整的電子表格文檔,交給組委會的負責人員,以滿足組委會在會議進行中的個各種需要。
  • 完成報到在所有的參會代表到達后,我們的會議秘書會結束本次的報到工作,根據代表到達的時間,我們的會議秘書工作時間一般在8:00-22:00,當日到達時間過完的代表,會在次日完成報到工作,報到工作結束后,會議秘書向組委會移交全部的報到資料及款項(如果客戶有委托收款服務),組委會審核沒有錯誤及遺漏后,完成此次的報到工作。
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